
Implementé un sistema en n8n para recibir facturas y tickets por WhatsApp, extraer datos automáticamente, clasificarlos y volcarlos a una hoja/ERP con archivos ordenados en Drive. El flujo genera reportes mensuales y alertas de presupuesto, reduciendo la carga manual del autónomo y mejorando el control de gastos en movilidad.
Procedimiento detallado
Captura omnicanal: configuré WhatsApp como entrada principal y correo como respaldo; el usuario envía foto o PDF y recibe confirmación inmediata con número de seguimiento.
Procesamiento OCR: apliqué lectura automática para extraer proveedor, fecha, número, importe, impuestos y moneda; añadí corrección de campos con reglas y validaciones.
Categorización: definí un plan de cuentas simple (transporte, alojamiento, comidas, suministros, otros) y apliqué reglas por proveedor/keyword con opción de rectificación.
Enriquecimiento y control: convertí divisas al tipo del día, calculé IVA deducible y marqué documentos duplicados para evitar dobles contabilizaciones.
Integración y archivo: registré cada gasto en Sheets/ERP con ID único, guardé el PDF/imagen renombrado en Drive y enlacé el archivo desde el registro.
Reportes y alertas: generé dashboard mensual con totales por categoría, evolución y desviaciones; envié alertas automáticas si se supera un umbral de presupuesto.
KPIs de referencia
Tiempo de proceso por factura desde recepción a registro.
Porcentaje de facturas correctamente clasificadas sin intervención manual.
Gasto mensual por categoría y desviaciones contra presupuesto.
Duplicados detectados y corregidos.