Gestión de gastos por WhatsApp

2025

Implementé un sistema en n8n para recibir facturas y tickets por WhatsApp, extraer datos automáticamente, clasificarlos y volcarlos a una hoja/ERP con archivos ordenados en Drive. El flujo genera reportes mensuales y alertas de presupuesto, reduciendo la carga manual del autónomo y mejorando el control de gastos en movilidad.

Procedimiento detallado

  • Captura omnicanal: configuré WhatsApp como entrada principal y correo como respaldo; el usuario envía foto o PDF y recibe confirmación inmediata con número de seguimiento.

  • Procesamiento OCR: apliqué lectura automática para extraer proveedor, fecha, número, importe, impuestos y moneda; añadí corrección de campos con reglas y validaciones.

  • Categorización: definí un plan de cuentas simple (transporte, alojamiento, comidas, suministros, otros) y apliqué reglas por proveedor/keyword con opción de rectificación.

  • Enriquecimiento y control: convertí divisas al tipo del día, calculé IVA deducible y marqué documentos duplicados para evitar dobles contabilizaciones.

  • Integración y archivo: registré cada gasto en Sheets/ERP con ID único, guardé el PDF/imagen renombrado en Drive y enlacé el archivo desde el registro.

  • Reportes y alertas: generé dashboard mensual con totales por categoría, evolución y desviaciones; envié alertas automáticas si se supera un umbral de presupuesto.

KPIs de referencia

  • Tiempo de proceso por factura desde recepción a registro.

  • Porcentaje de facturas correctamente clasificadas sin intervención manual.

  • Gasto mensual por categoría y desviaciones contra presupuesto.

  • Duplicados detectados y corregidos.

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Resumen de privacidad

Leyes que incorpora esta política de privacidad

Esta política de privacidad está adaptada a la normativa española y europea vigente en materia de protección de datos personales en internet. En concreto, la misma respeta las siguientes normas:

  • El Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (RGPD).
  • La Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPD-GDD).
  • El Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (RDLOPD).
  • La Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico (LSSI-CE).